Secrétariat de la police intégrée, structurée à deux niveaux

 Déclaration sur le traitement des données personnelles par le secrétariat de la police intégrée, structurée à deux niveaux (SSGPI)

 

1.     Traitement des données personnelles par le SSGPI 

Dans le cadre de ses missions légales, le SSGPI traite des données personnelles (c’est-à-dire : des données permettant l’identification directe ou indirecte des personnes, y compris les membres du personnel de la police intégrée).

Le SSGPI attache une grande importance à la protection de ces données personnelles.  

Cela signifie, bien entendu, que tout traitement de vos données personnelles s’effectue conformément à la législation en vigueur, y compris le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données – en anglais : General Data Protection Regulation ou GDPR).

 

 2.     Cadre légal

Le SSGPI traite des données personnelles pour l’exécution de ses missions légales.

 

Les missions légales du SSGPI sont reprises dans l’article 149octies de la loi du 7 décembre 1998 organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux (MB 5 janvier 1999) :

 

“En ce qui concerne les traitements et les droits apparentés, le SSGPI exécute les décisions prises par la police fédérale ou par les zones de police, chacune pour leur personnel. A cet effet, elles lui communiquent les données requises conformément au modèle de travail décentralisé du moteur salarial du SSGPI.

 

A cette fin le SSGPI est chargé, notamment, des missions suivantes:

1° assurer l'application correcte du statut à tous les membres du personnel. Chaque application non conforme est communiquée à l'employeur concerné;

2° la communication du résultat du calcul visé au 8° et la transmission des pièces de paiement nécessaires pour pouvoir payer à temps les traitements, les droits apparentés aux ayants droit ainsi que les retenues fiscales et sociales;

3° la gestion du contentieux relatif au recouvrement des paiements indus, aux saisies sur salaire et aux cessions de rémunération, conformément au modèle de travail décentralisé du moteur salarial choisi par chaque employeur;

4° la tenue d'une copie du dossier pécuniaire pour chaque membre du personnel rémunéré;

5° une mission générale d'information;

6° garantir le suivi de la mise en oeuvre des données fournies par la police fédérale ou les zones de police, conformément au modèle de travail décentralisé du moteur salarial choisi par chaque employeur;

7° le calcul des traitements et droits apparentés des membres du personnel des services de police;

8° le calcul des cotisations et des prélèvements légaux et réglementaires;

9° l'établissement des déclarations imposées en matière sociale et fiscale et leur introduction auprès des organismes compétents;

10° l'établissement des pièces comptables, des pièces de paiement et des pièces justificatives nécessaires.

 

 Le ministre de l'Intérieur peut autoriser le SSGPI à remplir des tâches similaires pour d'autres personnes qui reçoivent des versements à charge du budget de la police fédérale ou d'un corps de police locale.

 

Le SSGPI peut solliciter des services de la police fédérale ou des corps de la police locale ou, si nécessaire, auprès des administrations communales, ainsi qu'auprès de l'inspection générale, tous les documents et pièces nécessaires à l'exécution de sa mission et en prendre copie.

Le SSGPI peut mettre les administrations concernées en demeure.

 

Lorsque des irrégularités sont constatées dans l'application du statut, le SSGPI en informe immédiatement les autorités compétentes. Dans l'attente d'une décision définitive, le SSGPI peut prendre des mesures conservatoires.”

 

 3.     Pourquoi les données personnelles sont-elles traitées ?

 

Les données personnelles des membres du personnel de la police intégrée et des autres personnes pour lesquelles le SSGPI calcule les droits pécuniaires sont traitées aux fins suivantes:

-        Application du statut applicable aux membres du personnel de la police intégrée;

-        Exécution du contrat de travail du membre du personnel contractuel;

-        Application de la législation relative au droit du travail individuel, au droit de la sécurité sociale, au droit fiscal et au droit comptable.  

 

Dans les autres cas, le traitement des données personnelle se fera sur base de l’autorisation expresse du membre du personnel concerné.

 

Les données personnelles ne sont en aucun cas utilisées à des fins commerciales.

 

4.     Quelle est la base légale pour le traitement? 

Le traitement des données personnelles par le SSGPI repose principalement (mais pas exclusivement) sur la législation et les arrêtés d’exécution correspondants repris ci-dessous :

 

-        loi du 7 décembre 1998 organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux, MB 5 janvier 1999;

-        arrêté royal du 30 mars 2001 portant la position juridique du personnel des services de police MB 31 mars 2001;

-        arrêté ministériel du 28 décembre 2001 portant exécution de certaines dispositions de l’arrêté royal du 30 mars 2001 portant la position juridique du personnel des services de police, MB 15 janvier 2002;

-        loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail;

-        arrêté royal du 7 juillet 2003 autorisant certains membres de la police locale et de la police fédérale à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à en utiliser le numéro d’identification, MB 25 septembre 2003;

-        loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté royal du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale de travailleurs;

-        loi du 29 juin 1981 établissant les principes généraux de la sécurité sociale des travailleurs salariés;

-        loi du 15 janvier 1990 relative à l’institution et à l’organisation d’une banque-carrefour de la sécurité sociale;

-        loi du 30 mars 1994 portant des dispositions sociales, MB 31 mars 1994;

-        loi du 21 juillet 1844 sur les pensions civiles et ecclésiastiques, MB 21 juillet 1844;

-        loi du 15 mai 1984 portant mesures d’harmonisation dans les régimes de pensions, MB 22 mai 1984;

-        loi du 24 octobre 2011 assurant un financement pérenne des pensions des membres du personnel nommé à titre définitif des administrations provinciales et locales et des zones de police locale et modifiant la loi du 6 mai 2002 portant création du fonds des pensions de la police intégrée et portant des dispositions particulières en matière de sécurité sociale et contenant diverses dispositions modificatives, MB 3 novembre 2011;

-        code des impôts sur les revenus 1992;

-        arrêté royal/Code des impôts sur les revenus 1992, coordonné par l’arrêté royal du 10 avril 1992,  MB 30 juillet 1992);

-        loi du 13 mai 1999 portant le statut disciplinaire des membres des services de police, MB 16 juin 1999;

-        le Code judiciaire;

-        …

 

5.     Quelles sont les données personnelles traitées par le SSGPI ?

 

Afin de remplir ses missions légales, le SSGPI traite principalement les catégories de données personnelles suivantes:

1. Données d’identification personnelles : nom, adresse, données de contact (numéro de téléphone, adresse mail), numéro de registre national (RRN), numéro d’identification à la sécurité sociale (NISS), numéro d’entreprise de l’employeur-personne physique ;
2. Age, état civil, composition de famille, … 
3. Données financières (numéro de compte, récapitulatif des paiements, dettes, saisie sur salaire, …) ;
4. Données relatives à l’emploi, aux traitements et temps de travail ;
5. Données d’identification électronique lors de l’utilisation du site internet et des applications en ligne : adresse IP, cookies, moments de connexion.

 

 6.     Comment avons-nous obtenu ces données personnelles ?

 

Les données personnelles traitées par le SSGPI sont principalement obtenues :

1. par les employeurs et les services du personnel des membres du personnel de la police intégrée (ex. contrats de travail, décisions du Conseil et/ou Collège, les formulaires d’ouverture, de fermeture et de suspension de certains droits, la cessation de la relation de travail, Model9bis…) éventuellement par le biais de DGR/DRI dans le cas de e-formulaires;
2. par les membres du personnel ou les personnes pour lesquelles le SSGPI calcule les droits pécuniaires (ex. formulaires F/L-000, F/L-002, F/L-003, F/L-020,...) éventuellement par le biais de DGR/DRI dans le cas de e-formulaires;
3. par le comptable de la police fédérale pour les membres du personnel fédéral et le comptable spécial de la zone de police locale pour les membres du personnel de la police locale;
   1. par l’autorité disciplinaire (exécution des sanctions disciplinaires);
   2. par le registre national des personnes physiques.

 

 7.     Combien de temps ces données personnelles sont-elles conservées ?

 

Les données personnelles ne sont conservées que le temps nécessaire à la réalisation des finalités du traitement. Cela signifie que les données personnelles ne seront en principe conservées par le SSGPI que pendant le temps nécessaire à l'application des tâches légales du SSGPI.

 

En outre, la conservation tient également compte des délais de prescription et de la conservation nécessaire à l'archivage dans l'intérêt général, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques.

 

Pour les délais de prescription, on peut se référer aux dispositions applicables du Code civil, de la loi du 22 mai 2003 portant sur l'organisation des budgets de la comptabilité de l'État fédéral et de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail.

 

8.     Avec qui partageons-nous ces données personnelles ?

 

Les données personnelles ne seront pas partagées avec d'autres personnes, sauf sur la base d'obligations légales. Les données personnelles peuvent être communiquées par le SSGPI aux catégories de destinataires suivantes :

1. l’employeur (police fédérale ou zone de police locale) auquel appartient le membre du personnel concerné;
2. le comptable de la police fédérale pour les membres du personnel de la police fédérale et le comptable spécial de la zone de police locale pour les membres du personnel de la police locale;
3. les institutions du SPF sécurité sociale;
4. le Service Fédéral des Pensions;
5. les institutions du SPF Finances;
6. l’autorité disciplinaire dans le cadre d’une procédure disciplinaire;
7. le Comité P dans le cadre d’une enquête;
8. l’Inspection générale (AIG) dans le cadre d’une enquête;
9. d’autres organismes publics s’ils ont besoin de ces informations pour l’exécution de leurs missions légales;
10. les institutions judiciaires dans le cadre d'une enquête ou d'un litige (huissiers, cours et tribunaux,…);
11. les processeurs utilisés par le SSGPI, par exemple pour les services informatiques et l'hébergement. Des accords sont conclus avec des partenaires externes qui traitent les données personnelles dans le cadre de nos missions légales afin d'assurer le même niveau de sécurité et de confidentialité des données personnelles.
12. les tiers expressément autorisés par le membre du personnel à obtenir certaines informations peuvent, dans certains cas, recevoir ces informations.

 

Le SSGPI transmet le nom, le prénom et l'adresse des membres du personnel de la police intégrée au service social de la police intégrée (asbl SSD) afin de lui permettre de remplir ses obligations légales (Le but du service social est de fournir aux bénéficiaires, sous toute forme qu'ils jugent appropriée, une assistance matérielle et non matérielle, tant dans leur vie professionnelle que privée, sous la forme d'avantages individuels et collectifs).

Un contrat de traitement est conclu à cet effet afin de garantir que ces données personnelles des membres du personnel de la police intégrée soient utilisées exclusivement à des fins sociales de l’asbl SSD.

 

Le SSGPI transmet le nom, le prénom, l'adresse et le numéro de compte des membres du personnel de la police intégrée à la Direction des finances de la police fédérale pour lui permettre de rembourser les frais médicaux.

Un contrat de traitement est conclu à cet effet afin de garantir que les données personnelles des membres de la police intégrée soient utilisées exclusivement à ces fins.

 

 9.     Droits du membre du personnel de la police intégrée et des autres personnes pour lesquelles le SSGPI calcule les droits pécuniaires?

 

Chaque personne concernée a le droit d'accéder à ses données personnelles, de les corriger, de les compléter ou de les effacer.

En outre, toute personne concernée a le droit de retirer son éventuel consentement au traitement des données ou de s'opposer au traitement de ses données personnelles par le SSGPI, le droit à la transférabilité des données et le droit de porter plainte auprès de l'Autorité de Protection des Données. (infra).

 

Chaque personne concernée doit prendre contact avec le satellite décentralisé du SSGPI pour l'exercice de ses droits. (www.ssgpi.be rubrique “contact”).

 

 

10.  Comment protégeons-nous les données personnelles?

 

Le SSGPI prend au sérieux la protection des données personnelles et prend les mesures appropriées pour prévenir les abus, les pertes, les accès non autorisés, les divulgations indésirables et les modifications non autorisées. Dans cette optique, nous avons mis en place des technologies et des mesures de sécurité pour garantir la disponibilité, la confidentialité et l’intégrité des données personnelles.

 

De plus, le nombre d’employés qui ont accès aux données personnelles est strictement limité et a été soigneusement sélectionné. Ces employés n’ont accès à ces renseignements que dans la mesure où ils en ont besoin pour s’acquitter correctement de leurs tâches.

Tous les employés du SSGPI et les sous-traitants auxquels le SSGPI fait appel sont légalement, statutairement ou contractuellement tenus de garantir la confidentialité des données personnelles.

 

En outre, les nouveaux projets susceptibles d’avoir un impact sur la vie privée font l’objet d’une analyse approfondie afin de garantir les droits, la sécurité et la protection des données personnelles.

 

Si un incident impliquant des données personnelles d’un membre du personnel devait néanmoins se produire, ce membre du personnel sera informé personnellement dans les circonstances prévues par la loi.

 

11.  Plaintes

  

Toute personne concernée a le droit de déposer plainte si elle soupçonne que le traitement de ses données personnelles n’est pas conforme à la législation applicable. 

 

Si vous avez des plaintes spécifiques concernant le traitement des données personnelles par le SSGPI, vous pouvez contacter:

-        le fonctionnaire pour la protection des données (DPO) du SSGPI: Adem SPATA (ssgpi.cc.srt@police.belgium.eu);

-        l’Autorité de Protection des Données (e-mail: contact@apd-gba.be ou Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles).

 

12.  Modification de cette déclaration

 

La présente déclaration sur le traitement des données personnelles par le SSGPI sera régulièrement vérifiée par rapport à la réglementation en vigueur et, si nécessaire, modifiée. Toute modification sera publiée sur le site internet du SSGPI (www.ssgpi.be).