Secretariaat van de geïntegreerde politie, gestructureerd op twee niveaus

Privacydisclaimer

Verklaring over de verwerking van persoonsgegevens door het secretariaat van de geïntegreerde politie, gestructureerd op twee niveaus (SSGPI)

1. Verwerking van persoonsgegevens door het SSGPI

In het kader van zijn wettelijke opdrachten verwerkt het SSGPI persoonsgegevens (dat wil zeggen: gegevens waarmee personen, onder andere personeelsleden van de geïntegreerde politie, rechtsreeks of onrechtstreeks kunnen worden geïdentificeerd).

Het SSGPI draagt de bescherming van deze persoonsgegevens hoog in het vaandel.

Dit houdt uiteraard in dat alle verwerkingen van uw persoonsgegevens verlopen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, waaronder de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming - in het Engels: General Data Protection Regulation of GDPR).

2. Voor welke doeleinden verwerkt het SSGPI persoonsgegevens?

Het SSGPI verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van zijn wettelijke opdrachten.

De wettelijke opdrachten van het SSGPI staan hernomen in artikel 149octies van de wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus (BS 5 januari 1999):

“Het SSGPI voert, voor wat de wedden en de aanverwante rechten betreft, de beslissingen uit die de federale politie of de politiezones nemen, elk voor wat hun personeel betreft.

Zij delen daartoe de gegevens mee die vereist zijn overeenkomstig het model van decentrale werking van de loonmotor van het SSGPI.

Hiervoor heeft het SSGPI inzonderheid de volgende opdrachten:

1° instaan voor de correcte toepassing van het statuut op alle personeelsleden. Elke niet conforme toepassing wordt gemeld aan de betrokken werkgever;

2° het meedelen van het resultaat van de berekeningen bedoeld in 8° en de overbrenging van de betalingsstukken nodig om tijdig de wedden, de aanverwante rechten en de fiscale en sociale inhoudingen aan de rechthebbenden te kunnen betalen;

3°het beheer van de geschillen betreffende de terugvordering van de onverschuldigde betalingen, de loonbeslagen en loonoverdrachten, overeenkomstig het door elke werkgever gekozen model van decentrale werking van de loonmotor;

4° het bijhouden van een kopie van het weddedossier betreffende elk bezoldigd personeelslid;

5° een algemene informatieopdracht;

6° instaan voor de verdere verwerking van de door de federale politie of de politiezones verstrekte gegevens, overeenkomstig het door elke werkgever gekozen model van decentrale werking van de loonmotor

7° de berekening van de wedden en de aanverwante rechten van de personeelsleden van de politiediensten;

8° de berekening van de wettelijke en reglementaire inhoudingen en bijdragen;

9° het vervullen van de sociale en fiscale aangifteverplichtingen en de indiening bij de bevoegde instantie;

10° het opstellen van de boekhoudkundige stukken, van de betalingsstukken en van de nodige

verantwoordingsstukken.

De minister van Binnenlandse Zaken kan het SSGPI machtigen gelijkaardige opdrachten te vervullen voor andere personen die uitbetalingen ontvangen ten laste van de begroting van hetzij de federale politie, hetzij een korps van lokale politie.

Het SSGPI kan, in de diensten van de federale politie of in de korpsen van de lokale politie of zo nodig bij de gemeentebesturen die ze bewaren, alsook bij de algemene inspectie, alle documenten en stukken die nodig zijn voor de uitvoering van zijn opdracht raadplegen en er kopie van maken.

Het SSGPI kan de betrokken administraties in gebreke stellen.

In geval van vaststelling van onregelmatigheden in de toepassing van het statuut licht het SSGPI onverwijld de bevoegde overheden hiervan in. In afwachting van een definitieve beslissing kan het SSGPI bewarende maatregelen nemen.”

3. Voor welke doeleinden worden de persoonsgegevens verwerkt?

De persoonsgegevens van de personeelsleden van de geïntegreerde politie en de overige personen waarvoor het SSGPI de geldelijke rechten berekend worden verwerkt voor volgende doeleinden:

- Toepassing van het statuut dat toepasselijk is op de personeelsleden van de geïntegreerde politie;

- Uitvoering van de arbeidsovereenkomst van het contractueel personeelslid;

- Toepassing van de wetgeving inzake het individueel arbeidsrecht, sociaal zekerheidsrecht, het fiscaal recht en het boekhoudrecht.

In de overige gevallen zal de verwerking van de persoonsgegevens gebeuren op basis van de uitdrukkelijke toestemming van het betrokken personeelslid.

De persoonsgegevens worden in geen geval gebruikt voor commerciële doeleinden.

4. Wat is de wettelijke basis voor de verwerking?

De verwerking van persoonsgegevens door het SSGPI berust hoofdzakelijk (maar niet uitsluitend) op onderstaande wetgeving en bijhorende uitvoeringsbesluiten:

- wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus, BS 5 januari 1999;

- koninklijk besluit van 30 maart 2001 tot regeling van de rechtspositie van het personeel van de politiediensten BS 31 maart 2001;

- ministerieel besluit van 28 december 2001 tot uitvoering van sommige bepalingen van het koninklijk besluit van 30 maart 2001 tot regeling van de rechtspositie van het personeel van de politiediensten, BS 15 januari 2002;

- wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten;

- koninklijk besluit van 7 juli 2003 waarbij sommige leden van de lokale politie en van de federale politie gemachtigd worden toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen en het identificatienummer ervan te gebruiken, BS 25 september 2003;

- wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders;

- wet van 29 juni 1981 houdende de algemene beginselen van de sociale zekerheid voor werknemers;

- wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid;

- wet van 30 maart 1994 houdende sociale bepalingen, BS 31 maart 1994;

- wet van 21 juli 1844 op de burgerlijke en kerkelijke pensioenen, BS 21 juli 1844;

- wet van 15 mei 1984 houdende maatregelen tot harmonisering in de pensioenregelingen, BS 22 mei 1984;

- wet van 24 oktober 2011 tot vrijwaring van een duurzame financiering van de pensioenen van de vastbenoemde personeelsleden van de provinciale en plaatselijke overheidsdiensten en van de lokale politiezones, tot wijziging van de wet van 6 mei 2002 tot oprichting van het fonds voor de pensioenen van de geïntegreerde politie en houdende bijzondere bepalingen inzake sociale zekerheid en houdende diverse wijzigingsbepalingen, BS 3 november 2011;

- wetboek van de Inkomstenbelastingen 1992;

- koninklijk besluit/Wetboek van Inkomstenbelastingen 1992, gecoördineerd bij het koninklijk besluit van 10 april 1992, BS 30 juli 1992);

- wet van 13 mei 1999 houdende het tuchtstatuut van de personeelsleden van de politiediensten, BS 16 juni 1999;

- het Gerechtelijk wetboek;

- …

5. Welke persoonsgegevens worden verwerkt door het SSGPI?

Voor de verwezenlijking van zijn wettelijke opdrachten verwerkt het SSGPI hoofdzakelijk volgende categorieën van persoonsgegevens:

Persoonlijke identificatiegegevens: naam, adres, contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres), Rijksregisternummer (RRN), identificatienummer van de sociale zekerheid (INSZ), ondernemingsnummer van de werkgever-natuurlijke persoon;
Leeftijd, burgerlijke staat, gezinssamenstelling, …
Financiële gegevens (bankrekeningnummer, overzicht van betalingen, schulden, loonbeslag,…);
Gegevens inzake tewerkstelling, lonen en arbeidstijden;
Elektronische identificatiegegevens bij het gebruik van de website en de online toepassingen: IP-adres, cookies, verbindingsmomenten.

6. Hoe hebben wij deze persoonsgegevens ontvangen?

De persoonsgegevens die het SSGPI verwerkt worden hoofdzakelijk verkregen:

door de werkgevers en de personeelsdiensten van de personeelsleden van de geïntegreerde politie (vb. arbeidsovereenkomsten, besluiten van de Raad en/of College, formulieren tot openen, sluiten en schorsen van bepaalde rechten, beëindiging arbeidsrelaties, Model9bis…) eventueel door tussenkomst van DGR/DRI in het geval van e-formulieren;
door de personeelsleden of de personen waarvoor het SSGPI de geldelijke rechten berekend zelf (vb. formulier F/L-000, 002, F/L-003, F/L-020,...) eventueel door tussenkomst van DGR/DRI in het geval van e-formulieren;
de rekenplichtige van de federale politie voor de federale personeelsleden en de bijzondere rekenplichtige van de lokale politiezone voor de personeelsleden van de lokale politie;
1. de tuchtoverheid (uitvoering van tuchtstraffen);
2. het rijksregister van de natuurlijke personen.

7. Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?

De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk om de doelstellingen van de verwerking te realiseren. Dit betekent dat de persoonsgegevens door het SSGPI in beginsel slechts worden bewaard gedurende de tijd die nodig is voor de toepassing van de wettelijke opdrachten van het SSGPI.

Daarnaast wordt bij de bewaring ook rekening gehouden met verjaringstermijnen en met de bewaring noodzakelijk voor de archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.

Voor wat betreft de verjaringstermijnen kan verwezen worden naar de toepasselijke bepalingen van het Burgerlijk Wetboek, de wet van 22 mei 2003 houdende de organisatie van de begrotingen van de comptabiliteit van de federale Staat en de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten.

8. Met wie delen wij deze persoonsgegevens?

De persoonsgegevens worden niet gedeeld met anderen, behalve op basis van wettelijke verplichtingen. De persoonsgegevens kunnen door het SSGPI meegedeeld worden aan volgende categorieën van ontvangers:

de werkgever (federale politie of lokale politiezone) waartoe het betrokken personeelslid behoort;
de rekenplichtige van de federale politie voor de federale personeelsleden en de bijzondere rekenplichtige van de lokale politiezone voor de personeelsleden van de lokale politie;
de instellingen van FOD sociale zekerheid;
de Federale Pensioendienst;
de instellingen van de FOD Financiën;
tuchtoverheid in het kader van een tuchtprocedure;
het Comité P in het kader van een onderzoek;
de Algemene Inspectie (AIG) in het kader van een onderzoek;
overige overheidsinstellingen indien zij deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun wettelijke opdrachten;
de gerechtelijke instellingen in het kader van een onderzoek of betwisting (gerechtsdeurwaarders, hoven en rechtbanken,…);
verwerkers waarop het SSGPI beroep doet, bijvoorbeeld voor IT-dienstverlening en hosting; Met externe partners die persoonsgegevens verwerken in het kader van onze wettelijke opdrachten, worden overeenkomst afgesloten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens.
derden waaraan het personeelslid uitdrukkelijk de toestemming heeft gegeven om bepaalde gegevens op te vragen, kunnen die gegevens in bepaalde gevallen ontvangen.

Het SSGPI maakt de naam, voornaam en het adres van de personeelsleden van de geïntegreerde politie over aan de sociale dienst van de geïntegreerde politie (vzw SSD) om deze in staat te stellen haar wettelijke taak te vervullen (De sociale dienst heeft tot doel aan de begunstigden, onder elke passende vorm, materiële en niet-materiële hulp te verschaffen, zowel in hun beroepsleven als in hun privaatleven, en dit onder de vorm van individuele en collectieve voordelen).

Hiervoor wordt een verwerkingsovereenkomst afgesloten teneinde ervoor te zorgen dat deze persoonsgegevens van de personeelsleden van de geïntegreerde politie uitsluitend gebruikt worden voor het maatschappelijk doel van de vzw SSD.

Het SSGPI maakt de naam, voornaam, het adres en het bankrekeningnummer van de personeelsleden van de geïntegreerde politie over aan de Directie van Financiën van de federale politie om deze dienst in staat te stellen in te staan voor de terugbetaling van de medische kosten.

9. Rechten van het personeelslid van de geïntegreerde politie en van de overige personen waarvoor het SSGPI de geldelijke rechten berekend

Elk betrokkene heeft het recht om zijn eigen persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, aan te vullen of te verwijderen.

Daarnaast heeft elke betrokkene het recht om zijn eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens door het SSGPI, recht op gegevensoverdraagbaarheid en het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (infra).

Elke betrokkene dient voor de uitoefening van zijn rechten contact op te nemen de gedecentraliseerde satelliet van het SSGPI (www.ssgpi.be rubriek “contact”).

10. Hoe beveiligen wij de persoonsgegevens?

Het SSGPI neemt de bescherming van de persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Vanuit deze optiek hebben wij beveiligingstechnologieën en -maatregelen geïmplementeerd om de beschikbaarheid, confidentialiteit en integriteit van de persoonsgegevens te garanderen.

Daarnaast is het aantal medewerkers dat toegang heeft tot de persoonsgegevens strikt beperkt en zorgvuldig geselecteerd. Aan deze medewerkers wordt enkel toegang verleend voor zover zij die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Alle medewerkers van het SSGPI en van de verwerkers waarop het SSGPI beroep doet, zijn wettelijk, statutair of contractueel verplicht om het vertrouwelijk karakter van de persoonsgegevens te waarborgen.

Bovendien wordt er bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op de privacy een uitgebreide analyse gemaakt om de rechten, de veiligheid en de bescherming van de persoonsgegevens te garanderen.

Als er zich toch een incident zou voordoen waarbij de persoonsgegevens van een personeelslid betrokken zijn, dan wordt dit personeelslid persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

11. Klachten

Elke betrokkene heeft het recht om een klacht in te dienen als het vermoedt dat de verwerking van zijn persoonsgegevens niet conform de toepasselijke wetgeving gebeurt.

Met specifieke klachten over de verwerking van de persoonsgegevens door het SSGPI, kan u zich richten tot:

- de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van het SSGPI: Adem SPATA (ssgpi.cc.srt@police.belgium.eu);

- de Gegevensbeschermingsautoriteit (e-mail: contact@apd-gba.be of Drukpersstraat 35, 1000 Brussel).

12. Wijziging van deze verklaring

Onderhavige verklaring over de verwerking van persoonsgegevens door het SSGPI wordt op regelmatige basis getoetst aan de betrokken vigerende regelgeving en indien nodig gewijzigd. Eventuele wijzigingen worden bekendgemaakt op de website van het SSGPI (www.ssgpi.be).